Penataan tatalaksana bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem, proses, dan prosedur kerja pada masing-asing kementerian/lembaga/pemerintah daerah. Salah satu yang diciptakan adalah menerapkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang akan menjadi acuan dalam integrasi proses bisnis, data, infarstruktur, aplikasi, dan keamanan SPBE untuk menghasilkan keterpaduan secara nasional.
Proses bisnis memiliki makna cara menjalankan/mengurus suatu organisasi (manajemen) sehingga dengan kata lain proses bisnis adalah tata kelola. Jika Reformasi Birokrasi dijalankan dengan baik maka akan terwujud Good Governance pada birokrasi pemerintahan. Jika mencermati kondisi birokasi di Indonesia hingga saat ini , maka tidak ada pilihan lain kecuali terus melakukan reformasi birokrasi. Kini saatnya birokrasi pemerintahan menunjukkan jati dirinya yang berbeda dengan sebelumnya, dengan pola manajemen pemerintahan yang baru dan didukung oleh reformasi pada aspek lainnya. Reformasi Birokrasi administrasi publik merupakan suatu gerakan terus menerus dan tidak mengenal kata berhenti. Manajemen pemerintahan senantiasa harus selalu efektif dan efisien sehingga dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan selalu dilakukan monitoring dan evaluasi secara berkala.
Pelaksanaan reformasi birokrasi administrasi pemerintahan dilakukan dengan melakukan penguatan proses bisnis. Penyusunan proses bisnis intansi pemerintah mengacu pada Permenpan RB Nomor 12 Tahun 2011. Tujuannya adalah memberikan acuan bagi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk membangun dan menata proses bisnis dalam rangka memberikan dasar yang kuat bagi penyusunan standar operasional prosedur (SOP) yang lebih sederhana, efisien, efektif, produktif, akuntabel, dan transparan. Penyusunan SOP merupakan salah satu upaya yang tepat dalam rangka mewujudkan reformasi birokrasi menuju kepemerintahan yang baik (Good Governance) dengan mengacu pada Asas – Asas Umum Pemerintahan yang Baik (AUPB) yang meliputi: kepastian hukum, kemanfaatan, ketidakberpihakan, kecermatan, tidak menyalahgunakan wewenang, keterbukaan, kepentingan umum, dan pelayanan yang baik.
SOP disusun berdasarkan Permenpan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintah. Aturan ini mengamanatkan bahwa setiap instansi pemerintah diwajibkan menyusun SOP sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing – masing. SOP yang disusun harus terintegrasi dengan proses bisnis terkait. Penataan proses bisnis dilakukan melalui serangkaian proses analisis dan perbaikan yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas dan terukur pada masing – masing unit kerja pemerintah. Muara dari penataan proses bisnis ini, antara lain: 1) Pembuatan atau perbaikan Peta Sub Proses, Peta Lintas Fungsi, dan SOP Makro, termasuk di dalamnya perbaikan standar kinerja pelayanan, 2) Perbaikan struktur organisasi, dan 3) Pembuatan atau perbaikan uraian pekerjaan.
Sejak awal tahun 2016, Kementerian Pertanian telah melakukan pemetaan proses bisnis induk melalui serangkaian proses kajian yang mendalam terhadap rencana strategis, organisasi dan tata kerja, serta uraian tugas pekerjaan yang ada. Selain itu, dilakukan juga dengan focus group discusion (FGD) yang melibatkan seluruh unit kerja eselon I lingkup Kementan. Peta proses bisnis induk tersebut telah diformalkan melalui Keputusan Menteri Pertanian Nomor 718 Tahun 2016. Mengacu pada penetapan ini, Kementerian Pertanian memiliki 16 proses bisnis yang terbagi ke dalam 3 bagian yaitu proses utama, proses pendukung, dan proses manajemen,
Penerapan E-Government yang pertama, tahun 1996 telah membangun situs web Kementerian Pertanian dengan alamat https://www.pertanian.go.id. Disamping situs web Kementerian Pertanian, 12 (dua belas) unit eselon I yang ada di Kementerian Pertanian juga telah membuat situs webnya masing-masing, dalam situs web eselon I juga telah dibangun untuk setiap unit eselon II-nya, bahkan sampai eselon III seperti pada setiap UPT yang ada di Badan Litbang Pertanian dan Badan Karantina Pertanian.
Pada tahapan penerapan E-Government yang kedua, yaitu interaksi, telah dibuat berbagai fasilitas untuk berinteraksi dengan publik antara lain forum konsultasi, forum diskusi, layanan sms center, kontak bisnis, forum pengaduan.
Pada tahapan penerapan E-Government yang ketiga, transaksi telah mulai dilaksanakan dan diterapkan pelaksanaan lelang secara elektronik yang menggunakan LPSE yang dikembangkan oleh LKPP. Disamping itu telah dikembangkan pula beberapa aplikasi yang bersifat transaksional bagi masyarakat seperti aplikasi penerimaan CPNS secara online, INSW, pendaftaran Hak PVT, Perijinan Online, E-Proposal, Sistem Karantina Hewan, Electronic System For Plant Quarantine, pelaporan keuangan dan perlengkapan (SAI yang meliputi SAK dan SIMAK BMN) dll.
Sistem komunikasi data pegawai dikembangkan untuk kepentingan internal diantaranya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), Sistem Pengajuan Anggaran secara elektronik (E-Proposal), Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi (SIMONEV), Sistem Informasi Penyuluhan (SIMLUH), Sistem Informasi Evaluasi Jabatan SIVAJAB), Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD), pelayanan email bagi pegawai dan lain-lain. Disamping itu dilakukan pula upaya peningkatan kemampuan SDM dan sebagainya yang mendukung pelaksanaan administrasi internal.
Hasil capaian pelaksanaan reformasi birokrasi program penataan tata laksana, setelah dilakukan evaluasi perkembangan pelaksanaan program terdapat hal-hal yang perlu di perbaiki pada Program Penataan Tatalaksana.
Setelah disahkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, tuntutan akan keterbukaan dalam memperoleh informasi semakin mendesak. Tujuan penetapan UU Nomor 14 Tahun 2008 adalah untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bertanggung jawab (good governance) melalui penerapan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparansi dan supremasi hukum serta melibatkan partisipasi masyarakat dalam setiap proses kebijakan publik. Amanat UU Nomor 14 Tahun 2008 pada prinsipnya bahwa sebagian besar informasi milik badan publik seperti Kementerian Pertanian adalah milik publik, sehingga merupakan informasi yang bersifat terbuka. Hanya sebagian kecil dan diatur UU, yang dikecualikan atau bersifat tertutup.
Badan Publik seperti Kementerian Pertanian juga wajib membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien, sehingga layanan informasi dapat diakses dengan mudah. Bahkan lebih lanjut setiap badan publik perlu melakukan pengelolaan informasi publik dan dokumentasi yang dapat menjamin penyediaan informasi yang mudah, cermat, cepat dan akurat dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
Adapun tingkat capaian kegiatan pengelolan informasi publik saat ini, sebagai berikut :
1. Telah ditetapkan beberapa kebijakan untuk mendukung penerapan keterbukaan informasi publik di Kementerian Pertanian, antara lain:
(1) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 25/Permentan/HM.130/5/2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Pertanian No.32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan pelayanan informasi publik di lngkungan Kementerian Pertanian; (2) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 252/Kpts/OT.050/5/2016 tentang Penunjukan Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Utama dan Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pelaksana Eselon I lingkup Kementerian Pertanian; (3) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 41/Permentan/OT.140/6/2012 ttg Pedoman Uji Konsekuensi Informasi Publik di lingkungan Kementan; (4).SK Mentan No.17/Kpts/HK.060/1/2015 tentang Informasi Publik yang dikecualikan di Lingkungan Kementerian Pertanian.
1. Semua informasi publik telah dapat diakses secara online melalui:
a. Aplikasi layanan informasi publik (Portal PPID) https://ppid.pertanian.go.id/
b. Sistem Informasi Pertanian (SIMFORTA) https://simforta.pertanian.go.id/
c. Sistem Dokumen Informasi Publik yang Dikuasai (SIDIK) c. https://sidik.setjen.pertanian.go.id
d. Pencarian Informasi Bidang Pertanian melalui Menu Pencarian pada Website d. www.pertanian.go.id
e. Media televisi e. www.tvtani.tv
2. Telah dilakukan monitoring dan evaluasi penerapan keterbukaan informasi publik pada seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Pertanian antara lain melalui:
a. Kegiatan Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik lingkup Kementan
b. Secara rutin melaporkan kegiatan bulanan pelayanan informasi publik